5 triks for å ikke drukne (på jobb)

Som eneste fundraiser i en liten organisasjon med store prosjekter og store ambisjoner ble jeg godt kjent med følelsen av overveldelse og “skal-det-ingen-ende-ta”. Timene, dagene, ukene og månedene skylte over meg som uendelige bølger uten pause, og jeg slet med å holde hodet over vann.

Dette er noe jeg tror mange kan kjenne seg igjen i, da vår bransje bærer preg av en kontinuerlig forventning om å yte mer, få til mer og nå fler – uten at ressursene og midlene øker i takt. 

Gjennom ti år lærer man seg noen triks for å overleve – og til og med mestre – en hverdag som fundraiser. Jeg skal ikke skryte på meg at jeg alltid fulgte mine egne råd til punkt og prikke, men likevel hadde jeg verktøyene for å hente meg inn igjen når det skled ut.

Her er fem anti-drukningstips jeg gjerne vil dele med deg!

1. bli bevisst på hvilke oppgaver du skal prioritere før andre

I travle tider (altså enda travlere enn de vanlige tidene) er det lurt å liste opp oppgavene som må gjøres, i prioritert rekkefølge. Etterhvert vet du også hvor lang tid hver oppgave tar, og kan dele opp kalenderen deretter. 

For en fundraiser er det to ting som vinner over alt annet: 

GAVER og GIVERE. 

Ingen gaver (penger) = ingen arbeid (for deg eller organisasjonen din). 

Gaver må registreres/importeres inn i CRM så fort som mulig, enten det er via giro, Vipps, SMS, Spleis, you name it. Det er din viktigste jobb å sørge for at pengene kommer inn der de skal være, og å vite hvor og hvem de kommer fra. Gjøres DAGLIG.

Givere må ivaretas. Ingen giver = ingen gaver = ingen arbeid.

Givere skal takkes når de gir, helt nye givere skal ønskes velkommen, store gaver skal anerkjennes (med en stor takk) og faste givere som ikke gir fast må hentes inn. Du må ikke sende takkebrev hver eneste dag i uka, men ha i mente at raskere takk = flere gaver og høyere lojalitet. Pass på at disse oppgavene alltid har en fast førsteplass i din hverdag – dette kan være selve nøkkelen til å klare nr. 2, som er: 

2. si nei

Her kunne jeg greiet ut om alt man kan si nei til, hvordan man kan si nei og til hvem. Det trengs ikke – har du “GAVER og GIVERE” godt innplantet som første-pri vil magefølelsen din si deg når du skal si nei. Så tipset er rett og slett å si nei mer.

(Ikke si nei til noen som vil gi en GAVE eller bli GIVER).

3. deleger oppgaver før den store kampanjen

Som fundraiser er du gjerne også kampanjeansvarlig, og siden alle fundraisere jeg har kjent er veldig ansvarsbevisste tar vi også på oss alt ansvaret for vår kampanje. Dette er en felle, og i verste fall kan den gjeldende kampanjen overskygge GAVER og GIVERE (eller – det verste som skjer er jo at du blir utbrent. Det må vi også unngå).

Derfor må du, når du planlegger kampanjen, se på hvilke oppgaver som du ikke strengt tatt selv må gjøre eller holde i. Du må ikke svare på telefonene til giverservice. Du må ikke følge med på og svare på alle kommentarer i sosiale medier. Du må ikke passe på at takkebrev blir pakket og sendt heller. Kanskje er det ikke du som skal importere gaver/e-poster/telefonnumre inn i CRM heller? 

Det du må, er å finne den personen som tar ansvaret for disse oppgavene når kampanjen er aktiv, og avtale dette klart og tydelig i forkant. 

Din jobb er å holde kampanjen levende, sørge for at eksterne ressurser får rapportene og tilbakemeldingene de trenger for å gjøre jobben de får betalt for, og å sørge for at kampanjen får den plassen den skal ha i alle kanaler og kommunikasjonen utad generelt. 

4. følg fundraisingstrategiens mål, og årshjulets aktiviteter

Dette gjør at du vet hvilke oppgaver du skal gjøre når GAVER og GIVERE er ivaretatt. Det er viktig at det strategiske dokumentet ikke blir liggende på en hylle eller i en obskur mappe i skya – og ditt ansvar som fundraiser er at strategien blir fulgt så godt som mulig og evaluert / oppdatert underveis. 

5. pust med magen

Husk å ta deg tid til lunsj og skru av hodet i helger og ferier. Mye kan løses ved hjelp av automatiserte oppgaver nå til dags, ihvertfall av de små tingene som gjerne er tidstyver og søvnstjelere. Sjekk ut om det er noe som kan løses ved hjelp av tech (som funker)! 

—

Jeg håper disse tipsene kan hjelpe deg også. Høsten er absolutt en av disse travlere enn vanlig-tidene. Husk at etter høsten kommer juleferien – og ta vare på deg selv!

Og du – trenger du noen å snakke med som har vært der og som kan hjelpe – send meg en epost!